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编撰企业年鉴建好“微型档案室”

  企业年鉴是一种记载和反映企业一年中重大事件和主要信息的、按年度连续出版的综合性、资料性工具书。作为年鉴大家族中的一员,企业年鉴同综合年鉴、专业年鉴、行业年鉴等一样,具有时限性、连续性、综合性和权威性的特点,是反映企业生产、经营、管理和改革发展等各领域全貌的“年度百科全书”,是了解企业历史的“微型档案室”,是企业文化的重要组成部分,在对外传播企业形象和服务企业全面建设中都能发挥独特作用。

  以考核和奖惩提升年鉴工作组织水平

  从一些企业的编写经验看,哪些企业刚性要求多,这些企业年鉴的水平就会提高;哪些企业坚持严格把供稿质量关,其年鉴就更具有可读性。把年鉴工作纳入年度工作考核中,是大多数企业加强年鉴组织领导工作的共同做法。主要有五个方面:一是从加强对年鉴立项和责任部门的领导着手,把企业年鉴工作列入当年的任务清单,进入议事日程,进入相关机构或部门的工作部署。二是加强对机制和队伍的组织领导。组建工作队伍,建立符合本单位工作特点的工作机制,使年鉴工作有章可循,全年任务有部署、有督促、有总结。三是加强对供稿工作的组织领导,落实撰稿与审稿责任人。四是要加强对进度和质量的组织领导,制订进度管理表,落实质量管控要求,跟踪用户的反馈意见。五是下属单位较多的企业要加强协作与配合,必要时成立协作组等协同工作机制,也可以建立专家组给予智力支持。

  实际工作中,有的企业将年鉴编撰列入企业的双文明建设考核,有的企业通过组织终审会和评奖的办法加大审核与奖励力度,有的企业通过光荣榜或在编写条目后留下名字的做法增强荣誉感,让编撰人员体会这项事业的价值。还有的企业还组织开展年鉴评比,调动企业和编撰人员的积极性。

  以良好工作机制确保年鉴工作的持续性

  培育良好工作机制是年鉴进入实质性编写环节的制度性保障。包括三个方面:

  1.建立完善规章制度。一要建立年鉴编辑方案送审制。在确定经费预算后,应根据需要制定框架设计及分工、人物条目和图片资料征集提要等送审。二要建立年鉴资料提供网络制。构建企业和专兼职撰稿人员联系与培训机制。三要建立年鉴质量控制责任制。实行年鉴资料提供署名制,编辑责任制和栏目署名制,自校、互校和主编通校责任制,专业人员装帧设计把关制,印刷质量合同条款约束制,以及多审定稿制等。

  2.实行流程化管理。把计划、组稿、编辑、总纂、审稿、校对、录入排版等头绪众多的工序落实到时间管理、步骤管理和节点管理上,实现年鉴编纂的流程化。A、以项目周期概念划分年鉴的流程模块,在“计划阶段”,重点是人、财、物力的准备和任务计划书的制订。在“实施阶段”,重点是年鉴的组稿、编辑、审读、校对等付印前的工作。在“收尾阶段”,重点是交付印刷、内部或公开发行,进行归纳总结。B、在每一个阶段,都进一步细分工作环节。比如将“实施阶段”细分为组稿、原稿编辑、总纂、一校审读、二校审读、三校、换校、机校、终校、美术设计、录入排版、编委会审定、上级审定等工作环节。C、时间管理。包括进度管理和工期管理。

  3.加强横向沟通交流。加强横向沟通交流包括企业或集团内部年鉴工作部门和人员之间的业务交流、不同企业之间的工作交流、企业年鉴与其他年鉴间的工作交流、学习和借鉴国外同行或同类年鉴的编辑经验。横向沟通交流的内容可以是编辑方面的、撰稿与组稿方面的、装帧设计方面的,也可以是规章制度建设、人员建设、组织领导方面的。交流的形式可以是年鉴成品借鉴、展览会、登门拜访、座谈或研讨会、举办培训班等。

  把创新发展作为培育年鉴核心竞争力的有效抓手

  随着信息技术和网络技术的迅猛发展,公众获取信息的手段和方式多种多样。企业年鉴必须顺应时代要求,贴近用户,不断创新。

  1.拥抱数字化时代。企业年鉴的数字化多数采用两种形式:一种是把年鉴信息储存在磁盘和光盘上成为电子出版物;另一种是应用超文本和多媒体技术,制成有文字、数据、声音、图像、动画与实况视频的多媒体电子版。是否发展电子版而停止纸质版,取决于每一家企业自身的需求,但应当看到数字化的发展趋势。

  2.适应网络化要求。随着因特网的发展,年鉴进入多层次、多角度、全方位信息体验的网络时代。有的企业开始在网络中构建自己的主页,有的年鉴还建立了自己的专用数字平台。网络化发展的基础就是海量数据库,企业年鉴本身是一个编辑规范、连续出版的信息集合体,进行数字化嫁接相对容易,年鉴数字化和网络化应用后更便于搜索、查询。

  3.观念和模式创新。一是增强版权意识。企业年鉴的优势是内容价值,所以对于内容应有版权意识。二是技术开发质量。传统出版需要优质的印刷保证质量,数字出版同样需要选择优质的技术开发商和相应的服务支持。三是培养一批新型复合型人才。既具有过硬编辑业务能力,又了解数字出版技术。四是探索新的服务模式。在专业数据库和网络的支持下,可以按需出版、网络出版,可以丰富内容传播形式,满足企业多样化的使用需求。

  4.善用社会力量和社会资源。企业可以尝试通过招投标、购买社会服务的方式办年鉴,让专业单位和人员干专业的事。对于还没有开展年鉴编撰的企业,不一定要走传统方式编纂出版年鉴的老路,可考虑直接推出网络版年鉴,投入少、见效快、影响大。

  5.推进理论创新。与企业年鉴相关的档案理论、出版理论、企业文化理论、品牌理论等都在不断发展,企业年鉴工作所依赖的基础理论当然也相应地需要创新。推进理论研究和学科建设,需要发挥企业年鉴参与者的作用,也需要发挥学会、协作组等平台的作用,使企业年鉴工作始终运行在科学化轨道上。

  (作者单位:中国石化出版社有限公司)


  来源: 作者: 杨文宇 [关闭窗口]

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